Evenement organiseren

Update: Vanaf maandag 7 maart schakelen we over naar code geel. De algemeen geldende regels lees je op https://www.info-coronavirus.be/nl/faq/.

In de onderstaande documenten staan de regels per activiteit en per kleurcode:

  • Barometer publieksevents: hieronder vallen zowel evenementen die openstaan voor een breed publiek als privéfeesten (baby-borrels, familiefeesten,…).
  • Barometer vrijetijdsactiviteiten: is van toepassing op ‘gesloten verenigingsactiviteiten’ zoals bestuursvergaderingen, workshops, repetities, sportactiviteiten, jeugdwerkkampen, stages, wekelijkse bijeenkomsten, …
  • Barometer horeca: is van toepassing voor horeca-zaken, maar ook ‘publieksevenementen’ en ‘vrijetijdsactiviteiten’ waarop er drank en/of eten wordt geserveerd.

Vanaf maandag 7 maart gelden de regels in code geel.

Barometer publieksevents
Barometer vrijetijdsactiviteiten
Barometer horeca

—————————————————————————————————————————————————————

Een evenement of activiteit organiseren vraagt een goede voorbereiding en planning. Ben je wel in orde met de wetgeving en het politiereglement? Wat moet je doen om met de algemene veiligheid, brandveiligheid, verzekeringen, … in orde te zijn?
Door een aanvraag in te dienen via het evenementenloket, krijg je een uitgebreid overzicht van je taken en verplichtingen als organisator. Als je voldoet aan alle verplichtingen, ontvang je van de gemeente een toelating.
Door je aanvraag kunnen we ook nagaan of je activiteit niet gehinderd wordt door andere evenementen, wegwerkzaamheden of andere werken en verbouwingen.
Vanaf 1 oktober 2021 lopen alle aanvragen via EagleBe, dat in veel Vlaamse gemeenten gebruikt wordt.

Wanneer heb je een toelating nodig?
Je hebt voor jouw evenement een toelating nodig als:
– jouw evenement plaatsvindt op openbaar domein (naast de openbare weg zijn dat ook openbare plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn zoals parken, parkings of pleinen)
– je op privaat domein (zowel binnen als buiten) een fuif of muziekoptreden organiseert dat publiek toegankelijk is (al dan niet met toegangsgeld).

Wanneer moet je jouw aanvraag indienen?
Voor grotere evenementen (meer dan 800 bezoekers) moet de aanvraag minstens 90 dagen vooraf gebeuren.
Voor kleinere activiteiten of evenementen (zoals buurtfeesten) is de termijn 30 dagen.
Dien jouw aanvraag dus tijdig in! Evenementen die te laat aangevraagd worden, kunnen niet meer behandeld en dus ook niet vergund worden. Tijdens deze opstartfase werken we nog even met een overgangsperiode zodat jouw evenement zeker tijdig vergund geraakt. Met vragen kan je terecht op info@schelle.be.

Hoe verloopt de aanvraag?
1. Maak een account aan via EagleBe via deze link.
Dat heeft heel wat voordelen: Je moet niet bij elke aanvraag alle contactgegevens opnieuw ingeven. Je kan in EagleBe een deel van de aanvraag invullen en later verder aanvullen. Je kan ook steeds nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt. En je kan een eerdere aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij de volgende editie van je evenement.
2. Via het evenementenloket van EagleBe kan je je aanvraag indienen.
3. De infodienst behandelt jouw aanvraag, verzamelt de nodige adviezen van de betrokken diensten en brengt je op de hoogte van de beslissing.

Nuttige info
Algemene voorwaarden voor evenementen in Schelle
Aanvraagformulier vrijwillige bewaking / stewards
(opgelet: dit formulier bezorg je minstens 14 werkdagen voor het evenement aan info@schelle.be en in cc naar spvcontrole@ibz.fgov.be)
Aanvragen gemeentelijk materiaal en zalen
– Het belastingreglement op evenementen vind je in de rubriek reglement – belastingen.
Geluidsmeter huren
– Handleiding evenementen (Covid en andere maatregelen): klik hier door
– Handleiding Crowd Managment Plan: klik hier door

Vragen: info@schelle.be – tel. 03 871 98 28

Vrije tijd Evenement organiseren