Evenement of activiteit organiseren

Een evenement of activiteit organiseren vraagt een goede voorbereiding en planning. Ben je wel in orde met de wetgeving en het politiereglement? Wat moet je doen om met de algemene veiligheid, brandveiligheid, verzekeringen, … in orde te zijn?
In Schelle dien je een aanvraag in via EagleBe.
Door je aanvraag kunnen we ook nagaan of je activiteit niet gehinderd wordt door andere evenementen, wegwerkzaamheden of andere werken en verbouwingen.

Wanneer heb je een toelating nodig?
Je hebt voor jouw evenement of activiteit een toelating nodig als:
– dit de openbare rust, orde of veiligheid kan verstoren
– dit plaatsvindt op openbaar domein (naast de openbare weg zijn dat ook openbare plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn zoals parken, parkings of pleinen)
– je op privaat domein (zowel binnen als buiten) een fuif of muziekoptreden organiseert dat publiek toegankelijk is (al dan niet met toegangsgeld).

Een speelstraat vraag je hier aan: speelstraat aanvragen

Wanneer moet je jouw aanvraag indienen?
Voor grotere evenementen (meer dan 800 bezoekers) moet de aanvraag minstens 90 dagen vooraf gebeuren.
Voor kleinere activiteiten of evenementen (zoals buurtfeesten) is de termijn 30 dagen.
Dien jouw aanvraag dus tijdig in! Evenementen die te laat aangevraagd worden, kunnen niet meer behandeld en dus ook niet vergund worden.

Met vragen kan je terecht op info@schelle.be.

Hoe verloopt de aanvraag?
1. Maak een account aan via EagleBe via deze link.
Dat heeft heel wat voordelen: Je moet niet bij elke aanvraag alle contactgegevens opnieuw ingeven. Je kan in EagleBe een deel van de aanvraag invullen en later verder aanvullen. Je kan ook steeds nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt. En je kan een eerdere aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij de volgende editie van je evenement.
2. Via het evenementenloket van EagleBe kan je je aanvraag indienen.
3. De infodienst behandelt jouw aanvraag, verzamelt de nodige adviezen van de betrokken diensten en brengt je op de hoogte van de beslissing.
4. Vergeet zeker niet het nodige gemeentelijk materiaal / de zaal of het plein te reserveren!
Het indienen van een aanvraag via EAGLE is geen automatische reservatie van gemeentelijk materiaal / zaal of plein.
reserveren van gemeentelijk materiaal / locatie doe je hier

Nuttige info
– Algemene voorwaarden voor evenementen in Schelle
– Verplichting herbruikbaar cateringmateriaal
– Veiligheid van springkastelen en andere opblaasbare structuren
– Standaard brandweeradvies voor kleinschalige evenementen
– Advies PolitieZone Rupel inzake fuiven
– Aanvraagformulier vrijwillige bewaking / stewards
(opgelet: dit formulier bezorg je minstens 14 werkdagen voor het evenement aan info@schelle.be en in cc naar spvcontrole@ibz.be)
– Aanvragen gemeentelijk materiaal en zalen
– Buurtfeesten: reglement gemeentelijke toelage vanaf 2021 (gepubliceerd op 29/12/2020) – aanvraag gemeentelijke toelage
– Het belastingreglement op evenementen vind je in de rubriek reglement – belastingen.
– Geluidsnormen voor muziekactiviteiten – richtlijnen: klik hier door
– Geluidsmeter huren
– Handleiding evenementen (Covid en andere maatregelen): klik hier door
– Handleiding Crowd Managment Plan: klik hier door

Werfhekdoek aan Sint-Petrus en Pauluskerk
Je kan als Schelse vereniging ook promotie maken door toelating te vragen om een werfhekdoek te laten ophangen aan de werfhekken t.h.v. de Sint-Petrus en Pauluskerk.
Dit is aan bepaalde voorwaarden gebonden.
Je richt de aanvraag aan het College van burgemeester en Schepenen via de post (adres: Fabiolalaan 55  – 2627 Schelle) of per mail info@schelle.be 
Het reglement lees je hier: Gebruikersreglement werfhekken St-P en P-kerk

Vragen: info@schelle.be – tel. 03 871 98 28